¿Que son los sistemas colaborativos? Pero para responder esta interrogante, primero hay que entender lo que es colaboración. Este término, es la realización en conjunto de una tarea para la contribución al logro de un objetivo común que se proponga una organización o equipo de trabajo. Ya que tenemos una noción de lo que colaboración, sin embargo todavía no contestamos la pregunta principal.
Los Sistemas Colaborativos son sistemas basados en computadoras que soportan grupos de personas involucradas en una tarea y objetivo común y que proveen una interfaz a un ambiente compartido dentro de una organización. Esto implica que el grupo de usuarios pueda coordinar actividades, solucionar problemas, editar documentos o diagramas, negociar, etc., usando tecnologías específicas. Este sistema posee algunas características determinantes, como:
- Permite el trabajo en equipo, lo que conlleva a realización de proyectos más novedosos y atractivos para los usuarios finales del proyecto.
- Orienta a mejorar la productividad
- Permite replicar y sincronizar la información dentro de una empresa, para la mejora en la toma de decisiones.
Existen Sistemas Colaborativos Sincrónicos y Asincrónicos.
- Sincrónicos: Son aquellos que permiten a los participantes de este sistema que integren y construyan la actividad que realizan en consenso, esta puede ser cara a cara, o en diferentes lugares (a distancia), pero deben estar conectados en el mismo momento. Además permite manejar el intercambio de datos en grandes volúmenes y su interfaz grafica debe soportar y permitir la interacción de los participantes.
Las aplicaciones basadas en este método son las siguientes:
- Aplicaciones del tipo Chat, por ejemplo: Messenger.
- Aplicaciones de tipo Talk
- Videoconferencias
- Teleconferencias
- Conferencia de datos
- Asincrónicos: Son aquellos que permiten compartir datos sin necesidad de que los participantes se encuentren conectados en ese instante, por ejemplo: correo electrónico.
Otro punto importante de los sistemas colaborativos son los Software Colaborativos o Groupwares.
Esto implica que el grupo de usuarios pueda coordinar actividades, solucionar problemas, editar documentos o diagramas, negociar, etc., usando tecnologías específicas generalmente basadas en servicios electrónicos de redes
Los software colaborativos son programas informáticos que integran la participación de variados usuarios en sus estaciones de trabajo a través de la red, Internet o red empresarial, en un solo proyecto único.
Existen 3 categorías de software colaborativos:
- Comunicación electrónica: los que permiten envío de información, datos y archivos, como correo electrónico, de voz y publicación en la Web, y facilitan la interacción de información.
- Conferencia: facilitan de manera más interactiva el compartido y traspaso de información, como por ejemplo conferencia de datos, voz, video, mensajería instantánea.
- Gestión colaborativa: facilitan las actividades de grupo, como calendarios electrónicos, Sistemas de soporte a redes sociales, Sistemas de gestión de proyectos.
Sin embargo en estos sistemas, los sistemas de información son muy importantes, pero ¿Que es la información? Es un conjunto de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado suceso. Estos se perciben, se integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que permite la toma decisiones en hechos de la vida cotidiana.
El valor de la información proporcionada, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos
1. Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada
2. Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
3. Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
4. Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades
Los Sistemas de información son un conjunto de elementos que se orientan al tratamiento y administración de la información, que se encuentra organizada para un uso futuro, y que pretende cubrir una necesidad que conlleva a un objetivo.
Estos elementos (Personas, Datos, Actividades y Recursos materiales) interactúan entre si para procesar los datos por procesos manuales o automáticos, y entregando como resultado información mas elaborada y distribuyéndola de forma adecuada en la organización.
Según la función a la cual es destinada la información, los sistemas de información se clasifican en:
- Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta utilizada para realizar análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
- Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta que se orienta a usuarios de nivel gerencial, y que permite monitorear el estado de las variables de un área de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
- Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del área administrativa de una organización.
- Sistema experto (SE).- Simulan el comportamiento de una persona experto en un dominio concreto.
- Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Son aquellos que integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema para mayor centralización.
Entre otros como Supply Chain Management.
El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:
- Estrategia de los sistemas de información: Se refiere a la lógica de sus operaciones, es decir sobre como debe realizarse el tratamiento de los datos/información. Esta será distinta según la finalidad del SI.
- Gestión de los sistemas de información: Se trata de determinar la forma en que debe usarse un sistema de información según el tipo de usuario que lo maneje en cada momento (ejecutivos, gerentes, operarios, etc.).
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